Nabór do szkół na każdym poziomie edukacji od zawsze wiąże się z niepewnością i stresem. Rekrutacyjny sezon jest czasem trudnym zarówno dla uczniów i ich rodziców, jak i dla pracowników szkół. Wielu z pewnością sen z powiek spędza ilość papierowych formularzy do wypełnienia i długich kolejek, w których trzeba się wystać, aby złożyć dokumenty do wymarzonej placówki. Nadszarpnięte nerwy, bolące nogi, stracony czas - wielu ludziom proces rekrutacji kojarzy się właśnie z tego typu doświadczeniami.

Od kilku lat nabór do przedszkoli, szkół oraz uczelni zmienił znacznie swoje oblicze. Wiele placówek edukacyjnych zrezygnowało bowiem z tradycyjnych form rekrutacji, a zastąpiło je rejestracją elektroniczną. A wszystko po to, aby usprawnić sam proces przyjmowania kandydatów i ułatwić życie wszystkim tym, którzy chcą w sposób szybki i bezproblemowy wybrać placówkę dla siebie lub też swojej pociechy.

Rekrutacja XXI wieku?

Elektroniczna rejestracja kandydatów przestała być obecnie rodzajem eksperymentu, a wykorzystanie Internetu w tym procesie nie dziwi dziś już chyba nikogo. Procedura rekrutacyjna w formie zdalnej bezsprzecznie bierze bowiem grę nad papierową metodą, przede wszystkim ze względu na jej szybkość i łatwy dostęp do informacji zarówno dla samego kandydata, jak też dla pracowników placówek edukacyjnych.

Dla wielu szkół, uczelni czy też przedszkoli wprowadzenie elektronicznej rekrutacji stało się jednak niemal rewolucyjną zmianą. Chociaż zdalne systemy naboru są z reguły proste i przystępne dla użytkowników, to nie zawsze zwolnią z konieczności wizyty w szkole - chociażby po to, aby złożyć świadectwo lub też własnoręcznie podpisane podanie. Niewątpliwie jednak zmiana procesu rekrutacyjnego niesie za sobą lepszą komunikację kandydatów z daną placówką oraz przyspieszenie przepływu informacji.

Elektroniczna rekrutacja w tym roku stała się obiektem wyjątkowego zainteresowania. A wszystko za sprawą wiosennego naboru do przedszkoli, który tym razem wiele placówek zdecydowało się przeprowadzić właśnie w elektronicznej formie. Miał być to koniec drogi przez mękę dla rodziców, którzy - mając świadomość, że w przedszkolach brakuje miejsc dla ich pociech - liczyli, że tym razem uda się uniknąć stresu związanego z naborem.

Dotychczas rodzice musieli chodzić od przedszkola do przedszkola i wpisywać dzieci na listy. O przyjęciu do danej placówki decydowała najczęściej zasada: „kto pierwszy, ten lepszy”. W praktyce bój o miejsca zaczynał się przeważnie z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, a nawet w przypadku niektórych placówek z rocznym wyprzedzeniem. Opiekunowie, chcąc zapewnić dziecku miejsce w jakiejkolwiek placówce, zapisywali swoich podopiecznych do kilku przedszkoli jednocześnie. W rezultacie w ten właśnie sposób blokowano miejsca innym maluchom – wielu rodziców odchodziło z kwitkiem.

Zdalny nabór przedszkolaków

Nabór elektroniczny do przedszkoli miał zatem przede wszystkim zakończyć powstawanie co roku list rezerwowych. Dyrektorzy oraz urzędnicy z magistratów w większych miastach liczyli, że wprowadzenie takiej rejestracji pozwoli w końcu zniwelować emocje, które pojawiały się co roku w związku z naborem do przedszkoli. Tymczasem zastąpienie tradycyjnych list internetowym naborem wprowadziło znacznie większe zamieszanie niż miało to miejsce dotychczas.

Z założenia system elektronicznego naboru jest bardzo prosty – pozwala automatycznie przypisać malucha do jednego z kilku wskazanych przez opiekunów placówek. Następnie tworzone są listy przyjętych wraz z punktami, które przyznawane są małym kandydatom na podstawie konkretnych kryteriów. Zazwyczaj pierwszeństwo mają dzieci są wychowywane przez jednego rodzica lub też niepełnosprawnych opiekunów.

Okazuje się jednak, że nawet najbardziej sprawny system elektroniczny nie rozwiąże braku miejsc w przedszkolach. W Krakowie np. gdzie nabór internetowy działa już od kilku lat, brakuje zazwyczaj około 500 miejsc dla maluchów. Miasto stara się jakoś zaradzić sytuacji – wprowadziło dodatkowe punkty dla dzieci, które 1 września będą miały skończony trzeci rok życia.

Komputerowe systemy przydzielania miejsc cieszą dyrektorów przedszkoli, ponieważ to od systemu zależy, które dziecko otrzyma miejsce w placówce. Udaje się bowiem w ten sposób uniknąć zażaleń od rodziców. Sami opiekunowie mają jednak zdecydowanie mniej pozytywną opinię na temat elektronicznego naboru. I trudno się temu dziwić – przykładowo w Krakowie, gdzie wprowadzono wspomniane powyżej dodatkowe kryteria, wiele maluchów, urodzonych po 31 sierpnia, nie otrzymało miejsca w przedszkolu.

E-rekrutacja i e-protest

Krytyczne oceny rodziców nie są bezpodstawne. Co bowiem mają zrobić opiekunowie dzieci, które przyszły na świat po magicznej dacie? Chociaż miasta mają obowiązek zapewnienia miejsc w przedszkolach wszystkim chętnym, to jednak jest to po prostu niemożliwe. Placówek tego typu brakuje w dużych miastach, w związku z czym brakuje też miejsc nie tylko dla tych maluchów, które urodziły się zbyt późno.

Jedna z matek, której dziecko z powodu daty urodzin zostało pozbawione miejsca w placówce, postanowiła zaprotestować przeciwko takim praktykom i założyła stronę internetową „Stop dyskryminacji dzieci urodzonych po 31 sierpnia”. Zachęca tam innych rodziców, którzy znaleźli się w analogicznej sytuacji, do poparcia protestu oraz działań zmierzających do zmiany tego zapisu, który pojawił się w związku z naborem elektronicznym w Krakowie i Warszawie, gdzie - jak podkreśla - „władze samorządowe (...) sprawę załatwiają jednym pytaniem: Czy dziecko na dzień 1 września ma ukończone 3 lata”.

Czy można zatem stwierdzić, że dzięki jednemu kliknięciu myszką uda się zapisać dziecko do przedszkola? W teorii z pewnością tak, jednak internetowa rekrutacja wcale nie zaoszczędzi czasu i nerwów rodzicom. Często wiąże się bowiem, pomimo elektronicznej rejestracji, z wizytą w placówce – trzeba przecież złożyć podpisy lub też dostarczyć odpowiednie dokumenty. Problem ten być może rozwiąże się w sytuacji, kiedy podpis elektroniczny trafi pod strzechy, ale to na razie śpiew przyszłości.

Komputer zapisze do szkoły

Z systemów elektronicznego naboru korzystają również szkoły podstawowe, gimnazja i szkoły ponadgimnazjalne. Tam jednak emocji związanych z rekrutacją elektroniczną jest znacznie mniej niż w przypadku przedszkoli. Z pewnością dlatego, że zdalne systemy działają na tych etapach edukacji w niektórych przypadkach już od kilku lat, i to z powodzeniem.

Po żmudnym i trudnym wdrożeniu elektronicznej rekrutacji w szkołach okazało się, że systemy tego typu funkcjonują sprawnie i - co ważne - wyeliminowały zjawisko blokowania kilku miejsc przez jednego kandydata. Rekrutacja elektroniczna pozwala bowiem na przepływ informacji pomiędzy placówkami i - co ma duże znaczenie dla przyszłych uczniów - pozwala na ograniczenie wizyt w szkole i liczby dokumentów, które należy złożyć.

Przed wprowadzeniem kilka lat temu naboru elektronicznego uczniowie podstawówek, gimnazjów oraz liceów musieli odwiedzić interesujące ich placówki i we wszystkich złożyć podania. System internetowej rejestracji kandydatów bardzo często pozwala na to, aby przyszły uczeń mógł się posługiwać tylko jednym podaniem, bez względu na liczbę placówek, które wybrał. Dzięki temu właśnie udało się znacznie uprościć nabór do szkół i w wielu przypadkach nie wiąże się on już z takimi emocjami, jakie miały miejsce tuż po wprowadzeniu reformy systemu edukacji.

Koniec blokowania list kandydatów

W większości szkół, w których funkcjonuje system elektronicznej rekrutacji, udało się zlikwidować problemy z blokowaniem miejsc. Wcześniej dość powszechna była sytuacja, w której jeden kandydat składał dokumenty do kilkunastu placówek jednocześnie. System zatem sprawdził się i szkoły bardzo chętnie po niego sięgają – nie tylko usprawnia on rejestrację, ale także gwarantuje wygodę kandydatom, zapewnia łatwy dostęp do informacji oraz - co równie istotne - pozwala umieścić uczniów w konkretnych klasach.

Sami zainteresowani z wielką ochotą korzystają z elektronicznej rekrutacji, podkreślając, że szkoły „nareszcie idą z duchem czasu”. Zadowolenie uczniów budzi zwłaszcza fakt, że internetowe systemy naboru pozwalają uzyskać informacje o szkołach i zasadach przyjęć w jednym miejscu. Wystarczy bowiem usiąść przed komputerem i wybrać klasę, do której chce się uczęszczać - bez stresującego oczekiwania na ogłoszenie list przyjętych. Niektóre z elektronicznych systemów wysyłają bowiem kandydatom informację o przyjęciu do szkoły SMS-em.

Decyzje o terminie naboru elektronicznego i odbywającego się w tradycyjnej formie wydaje w każdym z województw kuratorium. To sprawia, że terminy te nie są jednolite – są np. województwa, w których rekrutacja odbywa się w kwietniu, a bywa i tak, że do konkretnej szkoły kandydaci mogą rejestrować się dopiero w maju czy też w czerwcu.

System elektronicznego naboru jest zatem ściśle podporządkowany decyzjom kuratorium z danego regionu. Ten organ bowiem decyduje o terminach składania dokumentów oraz ogłoszenia wyników. Kuratoria wydają w tej sprawie stosowane zarządzenia lub też postanowienia.

Pierwszy „klik” po indeks

Polskie uczelnie jako pierwsze wprowadzały w kraju systemy elektronicznej rejestracji kandydatów. Początkowo tego typu rekrutacja funkcjonowała jako forma dodatkowa, jednak obecnie wiele szkół wyższych zdecydowało się zrezygnować z tradycyjnej – papierowej formy rejestracji na korzyść elektronicznej. Placówki edukacyjne tego typu traktują obecnie internetowy nabór jako element, który podnosi prestiż uczelni. Chociaż coraz częściej jest to obecnie standard, który wymusił na polskich szkołach wyższych rozwój technologii informatycznych.

Uczelnie zwróciły uwagę na fakt, że dla wielu maturzystów wybór kierunku studiów oraz placówki edukacyjnej, w której chcą kontynuować swoje kształcenie wcale nie jest sprawą prostą. Niektórym przyszłym studentom sama myśl o rekrutacji spędza sen z powiek. Procedury naboru stają się jednak obecnie sprawą niemal trywialną - właśnie ze względu na fakt wprowadzenia elektronicznych rejestracji kandydatów.

Z chwilą, kiedy egzaminy wstępne w większości wyższych uczelni w Polsce zastąpił egzamin maturalny, proces rekrutacji musiał ulec uproszczeniu. Kandydaci na studentów mogą dzięki elektronicznej formie naboru wypełniać formularze bez konieczności przychodzenia do dziekanatów. Jest to bardzo pomocne szczególnie na kandydatów, którzy mieszkają daleko od wybranej przez siebie placówki.

Elektroniczna rekrutacja pozwoliła przyszłym studentom uzyskać dostęp do informacji dotyczących każdego etapu naboru. Zdalnie można bowiem śledzić kolejne etapy postępowania rekrutacyjnego dzięki osobistym kontom, które zostają założone w tego typu serwisach np. terminy i miejsca składania dokumentów, wyniki czy też wiadomości przekazywane bezpośrednio od komisji rekrutacyjnych. Nie brakuje pozytywnych opinii na temat takiego sposobu naboru na studia wyższe. Rejestracji bowiem można przecież dokonać na dowolnym komputerze, który jest podłączony do Internetu.

Chociaż wiele uczelni w dalszym ciągu pozwala kandydatom na tradycyjne składanie dokumentów, to zdecydowanie preferowanym trybem jest jednak sposób elektroniczny. Nie oznacza to jednak, że osoby, które zdecydują się na „papierową” formę naboru, nie zostaną uwzględnione w procesie rekrutacji.

Sam proces internetowego naboru najczęściej ogranicza się do trzech czynności – złożenia wniosku elektronicznego, podania wyników egzaminu maturalnego, a następnie dostarczenia oryginałów dokumentów na uczelnię po zakwalifikowaniu na pierwszy rok studiów przez komisję rekrutacyjną.

Uczelnie coraz częściej oprócz samego procesu elektronicznej rekrutacji przenoszą nowe technologie informacyjne do samego toku studiów. Studenci mogą korzystać np. z materiałów do zajęć udostępnianych w formie elektronicznej w Internecie, sprawdzić wyniki kolokwium itp. Internet wykorzystywany jest również do nauczania na odległość – taka forma kształcenia staje się ostatnio coraz popularniejsza.

E-polowanie na pracownika

Każdego roku przybywa osób, które wykorzystują Internet jako źródło informacji o przyszłych miejscach pracy. Trudno się temu dziwić – coraz więcej firm decyduje się bowiem na wprowadzenie internetowych formularzy aplikacyjnych, które pozwalają w sposób szybki i skuteczny dokonać selekcji kandydatów.

Ten rodzaj rekrutacji znajduje coraz więcej zwolenników – zarządzanie złożonymi zdalnie aplikacjami jest w końcu bardzo wygodne i o wiele bardziej przyjemne niż perspektywa porządkowania stert dokumentów zalegających na biurku. Co więcej, taka forma przyjmowania życiorysów kandydatów na pracowników zapewnia możliwość znacznie szybszego podjęcia decyzji w sprawie konkretnej osoby.

Z komputerowej formy rekrutacji do pracy na szeroką skalę zaczęto korzystać pod koniec XX wieku. Obecnie jest to jedna z podstawowych form selekcji kandydatów przez pracodawców. Wielu z nich wprowadza nawet testy dostępne w Internecie, które mają zastąpić wstępne selekcje starających się o posadę. Dzięki takiej formie pracodawcy jeszcze przed spotkaniem z przyszłym pracownikiem mogą uzyskać większą ilość informacji o nim.

Obecnie w sieci funkcjonuje wiele serwisów, które magazynują dokumenty aplikacyjne kandydatów, a nawet pozwalają śledzić ich los z chwilą, kiedy trafią one do pracodawców. Jest to z pewnością bardzo wygodna forma pozyskiwania pracowników zarówno dla firm, jak i też dla samych kandydatów. W tej sytuacji tradycyjny sposób selekcji staje się po prostu przeżytkiem.

Porzucić tradycję

Okazuje się zatem, że elektroniczna rekrutacja w Polsce jest narzędziem, po które sięga się coraz częściej. Chociaż w dalszym ciągu w wielu placówkach edukacyjnych korzysta się z tradycyjnych form naboru przyszłych uczniów czy też studentów, to można przypuszczać, że szkoły te, obserwując pozytywne doświadczenia innych placówek, w przyszłości zdecydują się na wdrożenie systemu internetowej selekcji kandydatów.

Szkołom wprowadzenie naboru w formie elektronicznej pozwala zniwelować największy problem – zjawisko blokowania kilku miejsc przez jednego ucznia. Jak na razie system nie sprawdził się do końca w przedszkolach. W tym przypadku nie jest to jednak wynik błędów dotyczących samego wprowadzania elektronicznej rekrutacji. Nawet bowiem najdoskonalszy system komputerowy nie stworzy miejsc w przedszkolach, których - jak wiadomo - brakuje w całym kraju. Wydaje się, że najlepiej poradziły sobie z wprowadzeniem elektronicznej rekrutacji polskie uczelnie wyższe, gdzie systemy tego typu funkcjonują z powodzeniem od kilku lat.

W czasach kiedy internetowa sieć staje się dostępna praktycznie dla każdego, elektroniczna rekrutacja stała się jednym z podstawowych narzędzi zarówno w edukacji, jak i w gospodarce. Wprowadzenie tego typu systemów przez placówki edukacyjne umożliwia pominięcie stresującej wędrówki od szkoły do szkoły w poszukiwaniu miejsca. Wygląda zatem na to, że przedsiębiorstwa i szkoły zauważyły korzyści płynące z elektronicznego naboru pracowników i przyszłych studentów. Rodzi się zatem pytanie o rekrutację przyszłości – co nas czeka w chwili, kiedy elektroniczna rekrutacja stanie się przeżytkiem, tak jak kiedyś ta tradycyjna? Odpowiedź na to pytanie jest wyzwaniem dla futurologów.